POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES para el Servicio Ayudaventas de Diciendo y Haciendo SAS

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – AYUDAVENTAS

DICIENDO Y HACIENDO SAS

NIT: 901.108.390-1

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN Y ALCANCE
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
DEFINICIONES
PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
FINALIDADES Y TIPOS DE DATOS PERSONALES RECOLECTADOS
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
CONSECUENCIAS DE LA ENTREGA DE DATOS PERSONALES O DE LA NEGATIVA A HACERLO
PLAZO DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
DESTINATARIOS Y TRANSFERENCIA/TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
BASE DE DATOS
DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
USO DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES
ROL DE DICIENDO Y HACIENDO SAS COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
OBLIGACIONES DE LAS EMPRESAS CLIENTES
TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS
POLÍTICA PARA MENORES DE EDAD
MODIFICACIONES A LA POLÍTICA
LEGISLACIÓN Y JURISDICCIÓN APLICABLE

1. INTRODUCCIÓN Y ALCANCE

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la "Política") establece los lineamientos bajo los cuales DICIENDO Y HACIENDO SAS (en adelante, "LA EMPRESA" o "D&H"), identificada con NIT 901.108.390-1, realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y, en general, el tratamiento de los datos personales de los Titulares que utilizan la aplicación Ayudaventas (en adelante, "Ayudaventas" o la "Plataforma").

Ayudaventas es una aplicación que ofrece agentes de Inteligencia Artificial (IA) que fungen como copilotos en procesos de venta consultiva para los equipos comerciales directos de las Empresas Clientes y los vendedores de sus distribuidores, interactuando principalmente a través de interfaces de chat y WhatsApp.

Esta Política ha sido elaborada en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás normas concordantes y complementarias que regulan la protección de datos personales en Colombia. Así mismo, contempla estándares y principios que buscan facilitar el cumplimiento normativo en caso de expansión de los servicios de Ayudaventas a otros países de Latinoamérica, siempre en observancia de las legislaciones locales aplicables.

Esta Política aplica a todos los datos personales registrados en las bases de datos de LA EMPRESA que sean susceptibles de tratamiento, incluyendo datos de:

Representantes y empleados de Empresas Clientes que contratan Ayudaventas.
Usuarios Vendedores (empleados de Empresas Clientes o de sus distribuidores) que utilizan Ayudaventas como copiloto de ventas.
Clientes Finales o Prospectos de las Empresas Clientes, cuyos datos son tratados a través de las interacciones gestionadas o asistidas por Ayudaventas.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El Responsable del Tratamiento de los datos personales es:

Razón Social: DICIENDO Y HACIENDO SAS
NIT: 901.108.390-1
Domicilio Principal: Calle 96 No. 12- 65, ofic. 213, Bogotá, Colombia.
Correo Electrónico para Notificaciones sobre Protección de Datos: info@diciendoyhaciendo.com
Teléfono: [Indicar Teléfono de Contacto]

3. DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones, de conformidad con la legislación vigente:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Ayudaventas o Plataforma: Aplicación de software y servicios asociados proporcionados por D&H que utilizan agentes de IA como copilotos en ventas.
Empresa Cliente: Persona jurídica que contrata los servicios de Ayudaventas para sus equipos comerciales o los de sus distribuidores.
Usuario Vendedor: Persona natural, empleado de una Empresa Cliente o de sus distribuidores, que utiliza Ayudaventas.
Cliente Final o Prospecto: Persona natural que interactúa con un Usuario Vendedor (asistido por Ayudaventas) en el contexto de una gestión comercial.

4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

D&H aplicará los principios específicos al tratamiento de datos personales, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y las normas que la desarrollan.

Principio de Legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y demás normas regulatorias.

Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

5. FINALIDADES Y TIPOS DE DATOS PERSONALES RECOLECTADOS

En la base de datos se almacena información general como nombre completo, número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección, teléfono).

D&H recolecta y trata datos personales para las siguientes finalidades principales:

A. Respecto a los Representantes y Empleados de Empresas Clientes:

* Finalidades:

1. Formalizar y ejecutar el contrato de prestación de servicios de Ayudaventas.

2. Gestionar la relación comercial y contractual.

3. Realizar procesos de facturación y cobro.

4. Brindar soporte técnico y atención al cliente.

5. Comunicar actualizaciones, mejoras o cambios en los servicios de Ayudaventas.

6. Realizar encuestas de satisfacción y calidad del servicio.

7. Enviar información comercial, publicitaria o promocional sobre productos, servicios, eventos o novedades de D&H, previa autorización expresa.

8. Cumplir con obligaciones legales y regulatorias.

B. Respecto a los Usuarios Vendedores (empleados de Empresas Clientes o de sus distribuidores):

* Finalidades:

1. Crear y administrar cuentas de usuario en la Plataforma Ayudaventas.

2. Permitir el uso de las funcionalidades de Ayudaventas como copiloto de ventas.

3. Proporcionar asistencia y recomendaciones por parte de los agentes IA.

4. Registrar y analizar las interacciones para el entrenamiento y mejora continua de los modelos de Inteligencia Artificial de Ayudaventas (procurando la anonimización o seudonimización cuando sea posible para esta finalidad específica).

5. Monitorear el uso de la plataforma para garantizar la seguridad y el cumplimiento de los términos y condiciones.

6. Generar reportes y analíticas para la Empresa Cliente sobre el uso y desempeño de sus Usuarios Vendedores (esta información se presenta de forma agregada o individualizada a la Empresa Cliente según lo contratado).

7. Brindar soporte técnico.

8. Comunicar actualizaciones o información relevante sobre la Plataforma.

C. Respecto a los Clientes Finales o Prospectos de las Empresas Clientes (cuyos datos son tratados a través de interacciones gestionadas o asistidas por Ayudaventas):

* Finalidades:

1. Facilitar la comunicación entre el Usuario Vendedor y el Cliente Final o Prospecto a través de las plataformas integradas (chat, WhatsApp).

2. Permitir que el agente IA de Ayudaventas asista al Usuario Vendedor en tiempo real durante la conversación, proveyendo información, sugiriendo respuestas o siguientes pasos.

3. Registrar el historial de interacciones para consulta por parte del Usuario Vendedor y de la Empresa Cliente (quien es la Responsable del tratamiento de estos datos).

4. Analizar las interacciones (de forma agregada y/o anonimizada/seudonimizada en la medida de lo posible) para el entrenamiento y mejora de los modelos de IA de Ayudaventas. D&H actúa aquí como Encargado del Tratamiento por cuenta de la Empresa Cliente.

5. Permitir a la Empresa Cliente (como Responsable) gestionar sus procesos de venta, atención al cliente y seguimiento comercial.

D. Finalidades Generales Aplicables a Todos los Titulares (cuando corresponda):

1. Mejorar la calidad, funcionalidad y seguridad de la Plataforma Ayudaventas.

2. Desarrollar nuevos productos y servicios.

3. Realizar análisis estadísticos, estudios de mercado y modelado de datos (preferiblemente con datos anonimizados o agregados).

4. Prevenir el fraude y actividades ilícitas.

5. Dar cumplimiento a órdenes judiciales o administrativas.

6. Transferir o transmitir datos a terceros proveedores de servicios (nacionales o internacionales) que apoyan la operación de D&H y Ayudaventas (ej. proveedores de hosting, servicios en la nube, plataformas de comunicación como WhatsApp, herramientas de IA), bajo estrictos acuerdos de confidencialidad y protección de datos.

Para el tratamiento de datos con fines de envío de información comercial, publicitaria o promocional por parte de D&H, se requerirá la autorización expresa, previa e informada del Titular, la cual es opcional y no condiciona la prestación del servicio principal.

6. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

D&H, a través de Ayudaventas, no recolecta proactivamente ni tiene como finalidad el tratamiento de datos sensibles. Las funcionalidades de Ayudaventas están diseñadas para la gestión de ventas y no requieren este tipo de información.

En el evento excepcional de que un Titular proporcione datos sensibles durante sus interacciones (por ejemplo, en un chat), o que datos sensibles sean inferidos por los modelos de IA, D&H:

Informará al Titular (o a la Empresa Cliente, si esta es la Responsable) sobre el carácter sensible de dichos datos, si es factible.
Limitará su tratamiento a la finalidad estrictamente necesaria.

Se prohíbe a los Usuarios Vendedores solicitar o inducir la entrega de datos sensibles a los Clientes Finales o Prospectos a través de Ayudaventas, a menos que exista una base legal y autorización explícita para ello, siendo la Empresa Cliente la principal responsable de dicha gestión.

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

El tratamiento de datos personales por parte de D&H requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual será obtenida por medios físicos, electrónicos o cualquier hecho inequívoco que permita concluir que otorgó la autorización.

La autorización se obtendrá:

Para Representantes y Empleados de Empresas Clientes: Al momento de la suscripción del contrato de servicios de Ayudaventas, que se entiende otorgada con la firma del contrato, o mediante la aceptación de los términos y condiciones y esta Política.
Para Usuarios Vendedores: Al momento de crear su cuenta en Ayudaventas, o al primer ingreso, mediante la aceptación de los términos de uso y esta Política.
Para Clientes Finales o Prospectos:
- D&H actúa principalmente como Encargado del Tratamiento respecto a los datos de Clientes Finales o Prospectos. La Empresa Cliente es la Responsable de obtener la autorización de sus Clientes Finales o Prospectos para el tratamiento de sus datos en el marco de sus procesos comerciales, incluyendo el uso de herramientas como Ayudaventas.
- Las Empresas Clientes deberán informar a sus Clientes Finales o Prospectos que sus interacciones podrán ser asistidas y registradas por una herramienta de IA (Ayudaventas) y obtener el consentimiento respectivo, si la legislación aplicable así lo exige.

No se requerirá autorización en los casos previstos por la ley, tales como: información requerida por entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, o datos de naturaleza pública.

8. CONSECUENCIAS DE LA ENTREGA DE DATOS PERSONALES O DE LA NEGATIVA A HACERLO

El suministro de los datos personales necesarios para las finalidades descritas en esta Política es un requisito para poder utilizar los servicios de Ayudaventas y para que D&H pueda ejecutar la relación contractual con las Empresas Clientes y sus Usuarios Vendedores.

La negativa a suministrar los datos personales obligatorios o la no autorización para su tratamiento (cuando sea requerida) tendrá como consecuencia la imposibilidad de:

Acceder o utilizar la Plataforma Ayudaventas.
Prestar o recibir los servicios contratados.
Cumplir con las finalidades para las cuales los datos son requeridos.

9. PLAZO DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales serán conservados por D&H durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados, mientras subsista la relación contractual o legal con el Titular o la Empresa Cliente, y por los plazos adicionales requeridos para cumplir con obligaciones legales (ej. contables, fiscales, contractuales), o para atender posibles reclamaciones o requerimientos de autoridades.

Una vez cumplidas las finalidades y los plazos legales, los datos personales serán suprimidos de forma segura de las bases de datos de D&H, o anonimizados de tal forma que no puedan ser asociados al Titular, para fines estadísticos o de mejora de modelos de IA.

En el caso de datos de Clientes Finales o Prospectos, donde D&H actúa como Encargado, la conservación se regirá por las instrucciones de la Empresa Cliente (Responsable) y los términos del contrato de prestación de servicios.

10. DESTINATARIOS Y TRANSFERENCIA/TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

Los datos personales tratados por D&H podrán ser compartidos, transferidos o transmitidos a los siguientes destinatarios, siempre en el marco de las finalidades autorizadas y con las debidas garantías de seguridad y confidencialidad:

Personal Autorizado de D&H: Empleados y colaboradores de D&H que requieran acceso a la información para el cumplimiento de sus funciones.
Empresas Clientes: Tendrán acceso a los datos de sus propios Usuarios Vendedores y a las interacciones que estos gestionen con sus Clientes Finales o Prospectos a través de Ayudaventas, conforme a los servicios contratados.
Proveedores de Servicios y Aliados Estratégicos (Encargados del Tratamiento):
- D&H podrá contratar a terceros (nacionales o internacionales) para que realicen ciertas tareas o presten servicios en su nombre, lo cual puede implicar el acceso a datos personales. Estos proveedores incluyen, pero no se limitan a:
  - Proveedores de servicios de alojamiento en la nube (hosting, cloud computing).
  - Proveedores de plataformas de comunicación (ej. proveedores de API para WhatsApp).
  - Proveedores de herramientas de análisis de datos e inteligencia artificial.
  - Proveedores de servicios de soporte técnico o atención al cliente.
  - Asesores profesionales (legales, contables, etc.).
- D&H se asegurará de que estos terceros cumplan con esta Política y con la normativa de protección de datos aplicable, que garanticen la confidencialidad, seguridad e integridad de los datos, y que el tratamiento se limite a las finalidades específicas.
Modelos de Inteligencia Artificial: Los datos de interacciones (especialmente logs de chat) podrán ser utilizados para entrenar, validar y mejorar los modelos de IA que potencian Ayudaventas. D&H implementará medidas para anonimizar o seudonimizar dichos datos en la medida de lo posible antes de su uso para estos fines, buscando proteger la identidad de los Titulares.
Autoridades Gubernamentales y Judiciales: En cumplimiento de obligaciones legales o requerimientos judiciales, D&H podrá compartir información con autoridades competentes.
En caso de Procesos Corporativos: En el evento de una fusión, adquisición, venta de activos de la compañía u otra transacción similar, los datos personales podrían ser transferidos como parte de los activos de D&H, siempre garantizando la continuidad de la protección bajo los términos de esta Política o una sustancialmente similar.

Para las transferencias o transmisiones internacionales de datos personales, D&H se asegurará de que se cumplan los requisitos legales para garantizar un nivel adecuado de protección de los datos en el país de destino, ya sea mediante la suscripción de cláusulas contractuales tipo, la verificación de que el país ofrece un nivel adecuado de protección, o cualquier otro mecanismo reconocido por la ley.

11. BASE DE DATOS

Los datos personales recolectados por D&H serán almacenados en una o varias bases de datos electrónicas. Estas bases de datos se denominarán genéricamente "Base de Datos Ayudaventas" o nombres específicos según su contenido y finalidad.

12. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de datos personales tienen los derechos que la normativa colombiana les otorga. Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por el Titular, su causahabiente, su representante legal o apoderado debidamente acreditado.

Los Titulares podrán ejercer sus derechos mediante una solicitud escrita dirigida a D&H, la cual podrá ser enviada a través de los siguientes canales:

Correo Electrónico: info@diciendoyhaciendo.com
Dirección Física: Calle 96 # 12-65, oficina 213, Bogotá D.C.]

La solicitud deberá contener como mínimo:

Nombre completo del Titular y/o de su representante.
Número de identificación del Titular.
Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
Descripción del derecho que se pretende ejercer (consulta, reclamo para corrección, actualización, supresión, revocatoria, etc.).
Dirección de notificación (física y/o electrónica) para recibir la respuesta.
Documentos que acrediten la identidad del Titular o la representación (si aplica).
Opcionalmente, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

Términos para la Atención de Solicitudes:

Consultas (Acceso a la información): Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos (Corrección, actualización, supresión, revocatoria, incumplimiento): Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Para ejercer el derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, el Titular deberá haber agotado previamente el trámite de consulta o reclamo ante D&H.

13. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

D&H está comprometida con la protección de la seguridad y confidencialidad de los datos personales de los Titulares. Para ello, ha adoptado e implementará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y apropiadas para prevenir la pérdida, adulteración, uso indebido, acceso no autorizado, consulta o robo de los datos personales.

No obstante, el Titular reconoce que la transmisión de información a través de Internet no es completamente segura y que, a pesar de los esfuerzos de D&H, no se puede garantizar la seguridad absoluta de los datos transmitidos a través de la Plataforma Ayudaventas o por medios electrónicos. Cualquier transmisión es bajo el propio riesgo del Titular.

14. USO DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

Si la Plataforma Ayudaventas incluye interfaces web o aplicaciones que utilicen cookies u otras tecnologías de seguimiento similares (como web beacons, pixels, etc.), D&H informará a los Titulares sobre su uso.

¿Qué son las Cookies?: Son pequeños archivos de texto que los sitios web o aplicaciones guardan en el computador o dispositivo móvil del usuario cuando los visita. Permiten recordar acciones y preferencias del usuario (como inicio de sesión, idioma, tamaño de fuente y otras preferencias de visualización) durante un cierto período de tiempo.
Tipos de Cookies que podrían utilizarse:
- Cookies Esenciales/Funcionales: Necesarias para el correcto funcionamiento de la Plataforma y para permitir al usuario navegar y utilizar sus características.
- Cookies de Rendimiento/Analíticas: Permiten a D&H entender cómo los usuarios interactúan con la Plataforma, qué secciones son más visitadas, y medir la efectividad de ciertas funcionalidades. Esta información se utiliza para mejorar la Plataforma.
- Cookies de Preferencia/Personalización: Permiten a la Plataforma recordar elecciones que el usuario ha hecho en el pasado (como idioma o región) para proporcionar una experiencia más personalizada.
- Cookies de Publicidad/Marketing (si aplica): Podrían usarse para mostrar publicidad relevante al usuario, tanto dentro como fuera de la Plataforma. Su uso para fines de D&H requerirá consentimiento.
Control de Cookies: Los Titulares podrán controlar y/o eliminar las cookies según lo deseen. La mayoría de los navegadores web permiten gestionar las preferencias de cookies. El Titular puede configurar su navegador para rechazar cookies o eliminar ciertas cookies. Sin embargo, si se desactivan las cookies, algunas funcionalidades de la Plataforma podrían no operar correctamente.
Consentimiento para Cookies no Esenciales: Cuando se utilicen cookies que no sean estrictamente necesarias para el funcionamiento básico de la Plataforma, se solicitará el consentimiento del Titular a través de un banner o aviso de cookies.

15. ROL DE DICIENDO Y HACIENDO SAS COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

En relación con los datos personales de los Clientes Finales o Prospectos que son tratados a través de las interacciones con los Usuarios Vendedores en la Plataforma Ayudaventas, D&H actúa primordialmente como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. La EMPRESA CLIENTE que contrata los servicios de Ayudaventas es la RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de dichos datos.

Como Encargado del Tratamiento, D&H se compromete a:

Tratar los datos personales únicamente para las finalidades y según las instrucciones lícitas de la Empresa Cliente (Responsable), conforme a lo establecido en el contrato de prestación de servicios y esta Política.
No utilizar los datos personales para fines propios distintos a la prestación del servicio contratado, el entrenamiento y mejora de los modelos de IA (conforme a lo descrito en esta Política y el contrato), y el cumplimiento de obligaciones legales.
Implementar las medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales.
Guardar confidencialidad respecto de los datos personales tratados, obligación que subsistirá aún después de finalizado el contrato con la Empresa Cliente.
Informar a la Empresa Cliente sobre cualquier incidente de seguridad que afecte los datos personales bajo su encargo.
Suprimir o devolver los datos personales a la Empresa Cliente una vez finalizado el servicio, según lo acordado contractualmente, salvo que exista una obligación legal de conservarlos.

16. OBLIGACIONES DE LAS EMPRESAS CLIENTES

Las Empresas Clientes, en su calidad de Responsables del Tratamiento de los datos de sus Clientes Finales o Prospectos y, en muchos casos, de sus propios Usuarios Vendedores, tienen las siguientes obligaciones principales:

Obtener la autorización previa, expresa e informada de los Titulares (especialmente Clientes Finales o Prospectos) para el tratamiento de sus datos personales, incluyendo el uso de herramientas como Ayudaventas que involucran IA y registro de interacciones.
Informar a los Titulares sobre las finalidades del tratamiento y los derechos que les asisten.
Garantizar que la información suministrada a D&H para su tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Cumplir con todas las disposiciones legales aplicables en materia de protección de datos personales.
Atender las consultas y reclamos formulados por los Titulares de los datos que ellas administran como Responsables.
Utilizar Ayudaventas de conformidad con los términos y condiciones del servicio y la legislación vigente, absteniéndose de usar la plataforma para fines ilícitos o que vulneren derechos de terceros.

17. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS

D&H podrá realizar transferencias y/o transmisiones internacionales de datos personales para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta Política, principalmente a proveedores de servicios tecnológicos (ej. servicios en la nube, plataformas de IA) ubicados fuera de Colombia.

Estas transferencias y transmisiones se realizarán asegurando el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley. D&H tomará las medidas necesarias para que los países o entidades receptoras de los datos personales proporcionen niveles adecuados de protección, ya sea porque el país ha sido declarado con un nivel adecuado por la Superintendencia de Industria y Comercio, o mediante la suscripción de Cláusulas Contractuales Tipo, Normas Corporativas Vinculantes, o cualquier otro instrumento legalmente reconocido que garantice la protección de los datos.

Al aceptar esta Política, el Titular autoriza expresamente la transferencia y/o transmisión internacional de sus datos personales para las finalidades aquí contempladas, bajo las condiciones de seguridad y confidencialidad establecidas.

Para la expansión a otros países de Latinoamérica, D&H se compromete a revisar y adaptar sus prácticas de transferencia y transmisión de datos para cumplir con las legislaciones locales de protección de datos de dichos países, buscando siempre el mayor estándar de protección para los Titulares.

18. POLÍTICA PARA MENORES DE EDAD

Los servicios de Ayudaventas no están dirigidos a menores de edad (menores de 18 años en Colombia). D&H no recolecta intencionalmente datos personales de menores de edad.

Si D&H tiene conocimiento de que ha recolectado datos personales de un menor de edad sin la debida autorización de sus padres o representantes legales, tomará las medidas necesarias para suprimir dicha información a la mayor brevedad posible.

Las Empresas Clientes y Usuarios Vendedores deben abstenerse de ingresar o gestionar datos de menores de edad a través de Ayudaventas, a menos que cuenten con la autorización expresa de los padres o tutores y exista una base legal para ello, siendo la Empresa Cliente la responsable de verificar y gestionar dicho consentimiento.

19. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

D&H se reserva el derecho de modificar o actualizar la presente Política en cualquier momento, a partir del día diez y seis (16) de junio de dos mil veinticinco (2025), para adaptarla a novedades legislativas, jurisprudenciales, prácticas internas, o nuevos requerimientos para la prestación de sus servicios.

Cualquier modificación sustancial a esta Política será comunicada a los Titulares de manera oportuna, antes de su implementación, a través de los canales habituales de comunicación (ej. correo electrónico, avisos en la Plataforma Ayudaventas, o en el sitio web de D&H). Se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva política.

Si el Titular no está de acuerdo con las modificaciones, podrá ejercer su derecho a revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, en los términos previstos por la ley y esta Política. El uso continuado de Ayudaventas después de la comunicación de las modificaciones implicará la aceptación de las mismas, dentro de los límites legales.

20. LEGISLACIÓN Y JURISDICCIÓN APLICABLE

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se rige por las leyes de la República de Colombia, en especial por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Título 2, Capítulos 25 y 26) y demás normas que las modifiquen, complementen o sustituyan.

Cualquier controversia que surja en relación con esta Política será sometida a la jurisdicción de las autoridades colombianas competentes.

DICIENDO Y HACIENDO SAS

NIT: 901.108.390-1

Bogotá, Colombia

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